Case Study: IT-Manager Futtermittelindustrie

Der Kunde

Ein mittelständischer Hersteller von Misch- und Spezialfuttermitteln mit Hauptsitz in Norddeutschland.

• Mitarbeitende: rund 450.
• Standorte: Zentrale und drei Produktionswerke im 24/7-Betrieb sowie ein eigenes Logistiknetz.
• IT-Landschaft: Microsoft-zentriert (M365, Azure-Services), historisch gewachsenes ERP (Dynamics NAV) mit zahlreichen Add-ons, heterogene OT-Systeme (Silos, Mühlen, Dosierung, Labor).
• Regulatorik und Standards: QS- und GMP+-Anforderungen, Auditfähigkeit sowie wachsende Anforderungen an die IT/OT-Security (u. a. NIS2-relevante Prozesse).
• Ausgangssituation: Die bisherige IT-Leitung wechselte in eine Konzernrolle. Das Unternehmen nutzte die Vakanz als Chance, IT und OT zusammenzuführen, die ERP-Modernisierung (NAV zu Business Central) anzustoßen und Cyber-Security sowie Datenverfügbarkeit signifikant zu verbessern.

Die Position

• Stellenbezeichnung: IT-Manager (m/w/d)
• Funktion: Gesamtverantwortung für die IT und Schnittstelle zur OT.
• Befugnisse: Budget- und Personalverantwortung, Provider- und Lizenzmanagement, Architektur- und Security-Governance.
• Zuständigkeit: Zentrale und Werke – Netzwerk und Segmentierung, MES- und Labor-Integrationen, ERP-Weiterentwicklung, M365/Azure, Backup und Disaster Recovery.
• Berichtslinie: Direkt an die Geschäftsführung, in enger Zusammenarbeit mit Produktion, Qualität und Logistik.

Die Herausforderung

• Ruraler Kandidatenmarkt: Standort im ländlichen Raum mit erforderlicher On-site-Präsenz in den Werken.
• Heterogene Landschaft: Altes NAV mit umfangreichem Customizing, verteilte OT-Inseln und Legacy-Netze.
• 24/7-Produktion: Zero-Downtime-Anspruch, geplante Wartungsfenster sind rar.
• Security und Compliance: Steigende Anforderungen, unter anderem an die NIS2-Prozessreife und die Auditfähigkeit.
• Budgetrahmen Mittelstand: Wettbewerbsfähiges Paket, aber kein Konzerntarif.
• Kulturfit: Bodenständige, inhabergeführte Prägung – Hands-on statt „PowerPoint-IT“.
• Diskretion: Vertrauliche Nachbesetzung ohne Veröffentlichung sensibler Details.

Die Aufgaben

• Roadmap „NAV/BC-Modernisierung“ inklusive Schnittstellen zu EDI, WMS und Tourenplanung.
• IT/OT-Security: Netzwerksegmentierung, Patch- und Vulnerability-Management sowie Awareness.
• Betriebsstabilität im 24/7-Umfeld und OT-nahes Incident- und Change-Management.
• Teamaufbau in Helpdesk, SysOps/Netz und Applikationen sowie Sourcing und Partnersteuerung.
• Aufbau von KPI und Reporting zu Verfügbarkeit, OEE-nahen IT-Kennzahlen und Servicequalität.

Die Erfolgsstrategie

• Zielfirmen-Mapping und Marktsondierung (2 Wochen): über 80 Zielfirmen aus Futtermittel, Tiernahrung, Mühlen und Ölsaaten, Stärke, Mischfuttertechnik und Agrarhandel, ergänzt um Prozessindustrie mit IT/OT-Schnittstellen. Identifiziert wurden die Profilcluster „ERP-Modernisierer (NAV/BC/SAP)“, „OT-Netzwerk und Security“ sowie „Produktions-IT 24/7“.
• Kombinierte Direktsuche: telefonische Direktansprache bis zur Teamleitungsebene parallel zu LinkedIn- und Xing-Outreach sowie gezielter Ansprache über berufsnahe Communities und Verbände. Geschärfte Value Proposition: hohe Gestaltungshoheit, kurzer Draht zur Geschäftsführung, sichtbarer Impact auf OEE, Qualität und Compliance und eine verlässliche Rufbereitschaftsregelung statt „always on“.
• Vorauswahl und Eignungsdiagnostik: strukturierte Interviews zu Fach und Kultur, Praxis-Case „Brownfield-Modernisierung NAV/BC“ mit Priorisierung downtime-armer Releases, Technik-Deep-Dive zu Netzwerksegmentierung, Hardening, Backup- und Restore-Tests (RPO/RTO), Cloud-Readiness und Lizenzkosten sowie ein Referenz-Dreiklang aus fachlicher, disziplinarischer und Kunden- beziehungsweise Partnersicht.
• Prozessführung und Arbeitgeberattraktivität: zeitkritische Taktung mit wöchentlichem Status entlang der Verfügbarkeitsfenster der Produktion, pragmatisches Relocation-Paket plus hybrides Modell mit festen On-site-Tagen und eine bereits im Auswahlprozess abgestimmte 100-Tage-Roadmap.

Das Fazit

Innerhalb von 7 Wochen lag eine belastbare Shortlist aus vier Kandidatinnen und Kandidaten vor. Gewählt wurde ein IT-Manager mit 12 Jahren Erfahrung in der prozessnahen Fertigung (Mühlen und Tiernahrung), nachgewiesener NAV-zu-BC-Migration, OT-Security-Projekten und Teamaufbau (8 FTE plus Dienstleister). Ausschlaggebend waren sein Hands-on-Profil, die Change-Erfahrung in Brownfield-Umgebungen und ein klarer 100-Tage-Plan nach dem Dreiklang Stabilisieren – Absichern – Modernisieren.

Quick Wins der ersten 100 Tage

• Rufbereitschaft und Wartungsfenster standardisiert, kritische Backups getestet (RTO unter 4 Stunden für Kernsysteme).
• Netzsegmentierung IT/OT im Werk 1 pilotiert, Inventarisierung von Hardware, Software und OT-Assets abgeschlossen.
• NAV stabilisiert (Release-Pfad, Add-on-Bereinigung) und M365 gehärtet (MFA, Conditional Access).
• Providersteuerung neu vergeben mit SLA-Transparenz und rund 12 % Kostenreduktion pro Jahr.

Roadmap für 12 bis 18 Monate

• Migration von NAV auf Business Central in downtime-armen Wellen, EDI-Harmonisierung sowie WMS- und Touren-Integration.
• Security-Programm mit Awareness, Patch-Management, Netzwerk-Zonierung in allen Werken und regelmäßigen Restore-Drills.
• Team-Skalierung in Applikationsbetreuung und OT-Schnittstelle sowie KPIs zu Verfügbarkeit und Servicequalität.

Warum dieser Ansatz funktioniert

• Branchennähe: Kandidaten aus Feed, Tiernahrung und Prozessindustrie bringen das nötige Verständnis für QS und GMP+, Chargenrückverfolgbarkeit und OT-Besonderheiten mit.
• Direktsuche bis in die Linienebene: Sie erreicht versteckte Talente, die online kaum sichtbar sind.
• Eignungsdiagnostik mit Praxis-Case: Sie trennt PowerPoint-Strategen von echten Hands-on-Modernisierern.
• Früher Kulturfit-Abgleich: Er minimiert Onboarding-Risiken und erhöht die Bindung.