Case Study: Projektleiterin Verfahrenstechnik
Besetzung der Position „Projektleiter Verfahrenstechnik (m/w/d)“ – kommunale Wasserwirtschaft in Nordrhein-Westfalen Schauen Sie mir bei der täglichen Arbeit über die Schulter: Diese Case Study zeigt, wie eine verfahrenstechnische Schlüsselrolle bei einem kommunalen Wasserverband zielgenau und termintreu besetzt wurde.
Der Kunde
Ein kommunaler Wasserverband in Nordrhein-Westfalen (Körperschaft des öffentlichen Rechts) mit mehreren Kläranlagen, Pumpwerken und Regenbecken.
- Leistung: Abwasserreinigung für mehr als 500.000 Einwohnerwerte.
- Technik: Eigene Leit- und Automatisierungstechnik (SCADA).
- Investitionsschwerpunkte: Energieeffizienz, Mikroschadstoffelimination (4. Reinigungsstufe) sowie Klimaanpassung (Starkregen- und Überflutungsschutz).
Die Position
- Stellenbezeichnung: Projektleiter Verfahrenstechnik (m/w/d)
- Funktion: Leitung verfahrenstechnischer Investitions- und Optimierungsprojekte (CAPEX/OPEX)
- Befugnisse: Vollumfängliche Projektverantwortung inkl. Budget, Zeitplan und Qualität; fachliche Führung interdisziplinärer Projektteams
- Zuständigkeit: Projekte an Kläranlagen (z. B. P-Elimination, Faulung, Gebläsetechnik, Filtration/Adsorption), Pumpwerken und EMSR-Modernisierung
- Berichtslinie: Bereichsleiter Technik / Prokurist
- Standort: Präsenz am Hauptstandort, regelmäßige Baustellentermine, anteilig mobiles Arbeiten
Die Herausforderung
- Enger Kandidatenmarkt: Gesucht war tiefes verfahrenstechnisches Know-how in der kommunalen Abwasserreinigung mit nachweisbarer Projekt- und Vergabekompetenz.
- Schnittstellenstärke: Brücke zwischen Betrieb, Planungsbüros, Lieferanten, Genehmigungsbehörden und Politik.
- Transformation: Parallele Programme (Energieautarkie, 4. Reinigungsstufe, SCADA-Update) erforderten priorisiertes Multiprojektmanagement.
- Wettbewerb: Die Privatwirtschaft lockt mit Paket und Titel – Sinnstiftung, Stabilität und Gestaltungsspielraum mussten klar positioniert werden.
- Zeitkritik: Meilensteine für Förderkulissen und Einleitergrenzwerte waren nicht verschiebbar.
Die Aufgaben
- Machbarkeitsstudien, Basic und Detailed Engineering, Kosten-Nutzen-Rechnungen
- Vergabestrategie und Mitwirkung bei Vergaben (VgV/VOB), Vertrags- und Nachtragsmanagement
- Steuerung externer Planungsbüros, Lieferanten und Bauunternehmen
- Behörden- und Genehmigungsmanagement (WHG, AwSV), Einhaltung des DWA-Regelwerks
- Inbetriebnahmen, Performance-Tests, Abnahme und Übergabe in den Betrieb
Die Erfolgsstrategie
- Anforderungsprofil (Woche 1): Workshop mit Technik, Betrieb, Einkauf und Personal; klare Trennung von Must-haves (DWA-Praxis, VgV-Sicherheit) und Nice-to-haves (BIM, GAEB).
- Research (Woche 1–2): Wasserverbände, Stadtentwässerungen und Zweckverbände in NRW, Ingenieur- und Anlagenbauer sowie EMSR-Integratoren.
- Direktansprache (Woche 2–5): Diskrete Erstansprache per Telefon und Business-Netzwerk, Aktivierung von Fachnetzwerken.
- Value Proposition: Sichtbarer ökologischer Impact, End-to-End-Projektverantwortung, kurze Wege, Planbarkeit und flexible Arbeitszeitmodelle.
- Mehrstufige Auswahl (Woche 4–8): Pre-Screening, Fachinterview mit Fallaufgabe, Fallpräsentation vor Technik und Betrieb, Referenzen und Vertragsverhandlung.
- Candidate Experience: Klare Timelines, Rückmeldungen binnen 48 Stunden und eine Back-up-Shortlist zur Risikominimierung.
Ergebnisse & Kennzahlen
Das Fazit
Die Vakanz wurde zielgenau und termintreu besetzt. Die ausgewählte Projektleiterin – M.Sc. Verfahrenstechnik mit Schwerpunkt Wasser/Abwasser, acht Jahre kommunale Abwassertechnik, davon fünf Jahre Projektleitung mit Budgetverantwortung bis 6 Mio. € – vereint betriebliches Verständnis mit robuster Projektsteuerung und Vergabesicherheit.
Mit ihrer Erfahrung in Mikroschadstoff-, Energie- und EMSR-Projekten kann der Verband parallele Großmaßnahmen koordiniert umsetzen, Förderfristen einhalten und Betrieb und Bau reibungsarm verzahnen.
Zeitachse im Überblick
- Woche 1: Profil-Workshop, EVP-Schärfung, Suchstrategie
- Woche 2–3: Research und Longlist, Start Direktansprache, erster passender CV
- Woche 4–5: Fachinterviews, Fallaufgaben, Start Referenzen
- Woche 6–7: Stakeholder-Präsentationen, Rundgänge, finale Shortlist
- Woche 8–9: Angebot, Vertragsverhandlung, Unterschrift
Erfolgsfaktoren
- Klares Must-have-Set (DWA-Praxis + VgV-Sicherheit) statt überfrachteter Wunschliste
- Wirksamkeits-Story: Nachhaltigkeit und Versorgungssicherheit als messbarer Impact
- Fachlich valide Auswahldiagnostik mit Fallaufgaben auf Basis realer Daten
- Taktung und Transparenz: verbindliche Rückmeldeschleifen, feste Slots, kurze Wege
Stimmen aus dem Projekt
„Die Kombination aus verfahrenstechnischer Tiefe und souveräner Vergabe- und Projektsteuerung war unser Nadelöhr. Der Prozess war strukturiert, zügig und offen – genau das, was wir für unsere parallelen Großprojekte brauchten.“
— Leiter Technik, Wasserverband NRW
„Selten war eine Rolle so klar beschrieben. Die Fallaufgabe zeigte genau, was mich erwartet – das hat die Entscheidung leicht gemacht.“
— Eingestellte Projektleiterin Verfahrenstechnik