Case Study: Dezernatsleitung Liegenschaften & Technik

Der Kunde

Eine staatliche Hochschule in Niedersachsen mit einem heterogenen Gebäudebestand an mehreren Standorten und einer ambitionierten Nachhaltigkeits- und Digitalisierungsagenda.

• Größe: rund 12.000 Studierende und mehr als 1.200 Beschäftigte.
• Liegenschaften: rund 30 Liegenschaften (Lehr- und Laborflächen, Werkstätten, Bibliothek, Rechenzentrum, Sportflächen) mit ca. 180.000 m² BGF.
• Agenda: Energieeffizienz, Klimaschutzfahrplan, CAFM-Einführung und BIM-Fähigkeit.

Die Position

• Stellenbezeichnung: Dezernatsleitung Liegenschaften & Technik (m/w/d)
• Funktion: Leitung des technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements (Eigenbetrieb und gesteuertes Fremd-FM)
• Befugnisse: Budget- und Personalverantwortung; zeichnungs- und vergabeberechtigt innerhalb der Hochschulrichtlinien
• Teamgröße und Budget: rund 85 Mitarbeitende; Jahresbudget im zweistelligen Millionenbereich
• Berichtslinie: Direkt an die Kanzlerin bzw. den Kanzler
• Vergütungsrahmen: Öffentlich-rechtlich (Besoldung/TV-L) mit funktionsbezogenen Zulagen

Die Herausforderung

• Enger Kandidatenmarkt: Wettbewerb um erfahrene Führungskräfte mit FM-, Bau- und Betreiberkompetenz – idealerweise mit öffentlicher Vergabe- und Haushaltslogik.
• Komplexes Stakeholder-Set: Präsidium, Fakultäten, Studierende, Personalrat, Gleichstellung, Arbeitssicherheit und Landesbauverwaltung.
• Regulatorik: Betreiberpflichten, Vergaberecht, Arbeits- und Brandschutz, Energie- und Umweltstandards.
• Transformationsdruck: Parallele Großmaßnahmen wie Sanierungsstau, Laborumbauten, Energiemonitoring und CAFM-Rollout.
• Rahmenbedingungen: Tarifgebundene Vergütung und gewünschte regionale Verankerung (60–90 Minuten Pendelradius).
• Diskretion: Interne Nachfolgesituation; die Suche wurde nicht öffentlich kommuniziert.

Die Aufgaben

• Langfristige Investitions- und Sanierungsplanung, Steuerung von Neu- und Umbauprojekten
• Aufbau und Weiterentwicklung CAFM, Betreiberverantwortung, Compliance und Arbeitssicherheit
• Energiemanagement, Dekarbonisierung, nachhaltige Beschaffung und EU-Vergaben
• Steuerung externer Dienstleister, Claim- und Risikomanagement, Berichtswesen an das Präsidium

Die Erfolgsstrategie

• Positions- und Anforderungsarchitektur: Kick-off mit Präsidium, Kanzlei und den Leitungen Bau/Technik; Kompetenzmodell mit Muss-/Kann-Kriterien und Kulturprofil („Hochschul-DNA“).
• Zielfirmen-Landkarte: Kommunale und landesnahe Gebäudebetriebe, Hochschulen, Uniklinika, Forschungseinrichtungen sowie FM- und Projektsteuerungshäuser mit Public-Footprint.
• Kombinierte Direktsuche: Telefon, persönliche Netzwerke, LinkedIn/Xing und Verbandskanäle mit klarer Nutzenargumentation.
• Mehrstufige Eignungsdiagnostik: Strukturierte Interviews, Case „Die ersten 180 Tage“, situative Führungsaufgaben sowie Referenz- und Compliance-Checks.
• Stakeholder-Einbindung: Frühes Alignment mit Personalrat und Gleichstellung, transparente Bewertungsmatrix, Kurzprofile binnen 72 Stunden.
• Angebot und Onboarding: Paketgestaltung im öffentlichen Rahmen und 100-Tage-Plan mit Quick Wins.

Das Fazit

Innerhalb von neun Wochen wurden vier passgenaue Führungspersönlichkeiten präsentiert; zwei erreichten die finale Runde mit Präsidium und Kanzlei. Die Hochschule entschied sich für eine Kandidatin mit zwölf Jahren Leitungserfahrung im technischen Gebäudemanagement eines forschungsnahen Trägers.

Ausschlaggebend waren ihr Track Record in Sanierungsportfolios über 100 Mio. €, die sichere Navigation im Vergabe- und Haushaltsrecht, souveräne Führung in Veränderungsprozessen sowie ein klarer 180-Tage-Plan inklusive Energiespar-Quick-Wins und CAFM-Meilensteinen.