Case Study: Direktor Operation

Der Kunde

Ein familiengeführter, international tätiger Schiffsausrüster mit Schwerpunkt auf maritimen HVAC-Systemen (Heizen, Lüften, Kühlen) für Neubau- und Retrofit-Projekte. Projektgeschäft mit großen Werften in Norddeutschland, flankiert durch eigene Fertigung, Engineering und After-Sales/Service.
Kontext: Stark schwankende Auftragslast durch Projektzyklen, hohe Qualitäts- und Klassifikationsanforderungen (u. a. Klasse/Flagge), zunehmender Kostendruck und Lieferkettenrisiken.

Die Position

• Stellenbezeichnung: Direktor Operation (m/w/d)
• Funktion: Gesamtverantwortung Operations (Produktion, Supply Chain, Projekte & Montage, Service)
• Befugnisse: Vollumfängliche Budget- und Ergebnisverantwortung für den Bereich; Weisungsbefugnis für Bereichs- und Abteilungsleiter
• Zuständigkeit: 3 Standorte in Norddeutschland inkl. Fertigung, Logistik, Testfeld (FAT), Projektmanagement und Vor-Ort-Montage auf Werft
• Kernaufgaben:
  • End-to-End-Steuerung Order-to-Delivery (S&OP, Kapazitäts-/Materialplanung, On-time Delivery)
  • Einführung/Weiterentwicklung Lean-System (Shopfloor-Management, OEE, KVP)
  • Lieferantenstrategie und Dual-Sourcing, Qualitäts- und EHS-Verantwortung
  • Schnittstelle Engineering/Vertrieb/Service; Claim-/Change-Management im Projektgeschäft
  • Compliance mit maritimen Normen/Klassenvorgaben
• Berichtslinie: Geschäftsführung (CEO/Managing Director)

Die Herausforderung

• Enger Kandidatenmarkt: Kombination aus maritimer Projektlogik, HVAC-Systemverständnis und skalierbarer Operationsführung ist selten.
• Projekt- & Werfttaktung: Hohe Terminkritikalität (Dockfenster), parallele Großprojekte, hohe Varianz – erfordert belastbare S&OP- und Eskalationsprozesse.
• Lieferkettenvolatilität: Langläufer-Komponenten (u. a. Verdichter, Wärmetauscher) mit begrenzter Verfügbarkeit; Notwendigkeit von Risiko- und Bestandsstrategien.
• Change-Auftrag: Kulturwandel von “Feuerwehr” zu standardisiertem, KPI-getriebenem Betrieb – ohne Geschwindigkeit in Kundenprojekten zu verlieren.
• Diskretion & Wettbewerb: Suche musste vertraulich erfolgen; direkte Wettbewerber nur eingeschränkt adressierbar.
• Standortanforderung: Präsenz in Norddeutschland, Reisebereitschaft Werft/Standorte, Deutsch & Englisch verhandlungssicher.

Die Erfolgsstrategie

• Scorecard & Sucharchitektur (Woche 1):
  Gemeinsame, messbare Erfolgskriterien: >95 % On-time Delivery, Reduktion Durchlaufzeit −20 % in 12 Monaten, OEE +10 pp, ppm-Fehlerquote −30 %. Kultur-Fit: hands-on, werft-tauglich, datengetrieben.
• Zielmärkte & Talentpools (Woche 1–2):
  Primär: Maritime Systemlieferanten, Schiffbau-/Werftumfeld, Marine-HVAC.
  Sekundär (Cross-Industry): Serien-/Auftragsfertiger mit hoher Variantenvielfalt (Rail, Energy, Prozess-/Gebäudetechnik, Offshore), Projekt-EPC.
• Kombinierte Direktsuche:
  Parallelansprache via Telefon/Executive-Netzwerk und diskrete Target-Kampagnen. Nutzung von Referenzpfaden (C-Level, Werft-PMOs) und “Hidden Champions”.
• Wertangebot (EVP) schärfen:
  Unternehmertischer Gestaltungsspielraum, direkter Draht zur GF, sichtbarer Impact auf P&L, starke Service-Pipeline (Recurring Revenue).
• Mehrstufige Eignungsdiagnostik:
  • Strukturiertes Tiefeninterview (STAR) mit Fokus Projektgeschäft/Operations.
  • Fallstudie “HVAC-Lieferengpass & Werftslot” (60 min) inkl. S&OP-Pitch.
  • Werks-/Shopfloor-Begehung mit Gemba-Gespräch.
  • Persönlichkeits-/Leadership-Check (situatives Führen, Stakeholder-Management).
• Stakeholder-Alignment & Geschwindigkeit:
  Wöchentliche 30-min-Stand-Ups mit GF/HR/Operations-Leads, schnelle Feedback-Loops, kalibrierte Shortlist nach 3 Wochen.
• Vergütungs- & Relocation-Architektur:
  Marktgerechter Fix/Bonus mit klaren KPI-Triggern, Umzugs- und Übergangsleistungen; langfristige Bindung via LTIs.

Das Vorgehen (Timeline)

• Woche 1: Kick-off, Rollen-Scorecard, Suchlandkarte (80 Zielfirmen), EVP-Storyline.
• Woche 2–3: Direktsuche, Longlist-Interviews (15), Pre-Reference-Checks.
• Woche 4: Shortlist (5) mit Executive Summaries & Kompetenz-Matrix.
• Woche 5: Case-Assessment & Werksrundgänge (Top 3).
• Woche 6: Finalrunden mit GF inkl. 90-Tage-Plan-Review.
• Woche 7: Angebot, Vertragsverhandlung, Unterschrift.
• Woche 8–12: Onboarding-Begleitung (Shadowing, KPI-Baseline, 30/60/90-Day-Check).

Das Fazit

Durch eine präzise definierte Scorecard, fokussierte Direktsuche in relevanten Nischen-Pools und eine praxisnahe Diagnostik (Fallstudie + Gemba) konnte eine rare Profilkombination gewonnen werden: strategisch denkender, operativ starker Operations-Leader mit maritimer Projekt-DNA. Die zügige Besetzung stabilisierte die Werft-Taktung, erhöhte die Liefertreue und legte die Basis für skalierbare Prozesse im Projekt- und Servicegeschäft.